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「時間管理」とは?

1時間あたりの生産性をあげたい。

部下をお持ちのあなたがそう思ったとき、
どんな方法が思い浮かびますか?

その日すべきことを
朝のうちに全部洗い出す。

優先順位付けをする。

生産性があがるように、
昼食後に仮眠の時間を設ける・・
なんて会社もあるようですね。

ネットを検索すると、
時間をうまくつかう方法は
猛烈な件数ヒットします。

皆さん、

もっと時間を有効に使いたい。

短い時間で生産量を多くしたい。

と願っているんですよね。

えぇ、私ももちろん!!

では、どんなときに一番時間がムダになっていると
感じますか?

一番集中しているときに
電話がかかってきた。

さあ、始めようと思ったときに、
上司に呼ばれた。

「あー、もう!!忙しいのにぃー!」

そう、どんなに自分が時間管理を一生懸命やっていても、
周りに乱されること、沢山あるんです。

チームの生産性をあげるために、
相手の時間を大切にする視点を
是非もっていてくださいね。

部下が集中して仕事をする時間帯はいつか・・ということを
把握することも大切ですし、
また、部下の仕事がスムーズに進むように
仕事の流れを作ることも重要。
(もしかしたら、あなたが出しそびれている
たった一枚の伝票で、
すべての流れが滞っているかもしれません。(汗))

部下の生産性が、
あなたのチームの生産性になります。

まず探さなければならないのは、
ボトルネックになっているのは、
どこか・・ですね。

ボトルネックが見つかったら、
それを解決する方法を見つけていきましょう。

ITの力を借りることも
1つの方法です。

こんなケースに有効なツール、無いのかな??

疑問に思ったら、是非こちらに質問を投げかけてみてください。
気軽に質問して、解決の糸口をさぐるページを
作ってみました。

中小企業のための練馬IT活用研究会 operated by Y2研究所

みんなで考える、
みんなで挑戦していく。

一緒に成功を手にしていきましょう。


オンライン ミーティングにおすすめ、MindMeister

ここしばらく、週1ペースでのミーティングを行っているプロジェクトがあります。

ミーティングと言っても、メンバーの一人が栃木在住ですし、各々別の事務所がある身分。
もっぱら Skype を使ってのミーティングです。

でも、音声だけとなると、なかなか情報を共有したり、
進行が難しかったりします。

アジェンダや議事録をオンラインで共有できるものが欲しいなーと思ってググったところ、最初に出てきたのがこちらでした。

MindMesiter

これが予想以上の製品で非常に快適に使っています。

ちなみに、私の使い方をご紹介すると、こんな感じです。

ミーティングの前日までに議題を作成し、参加者全員と共有。

マップには、議題の他に、参加者名、当日の議事録を書くブランチ、次のアクションを書くブランチをあらかじめ用意しておきます。

後は、当日会議をしながら、議事録のブランチを書き加えていきます。

ミーティングの参加者は、皆、マップを見ながら進行しますので(編集内容はリアルタイムで共有者の画面上でも反映されます)、会議室でホワイトボードを見ながら会議をしている雰囲気にかなり近くなります。

最後に次のアクションを決めて終了。

ミーティング後、PDFに出力して、所定のリポジトリにアップします。

マインドマップの良いところは、後から閲覧した時に、文章を1つ1つ追わなくても、当時のミーティングの内容が非常によく思い出せること。

そして、それぞれの話のつながりも分かることですね。

無料の「ベーシック」プランでは、マップ3つまで使用できます。

ちなみに、こちらドイツの MeisterLabs という企業の製品です。

UIやヘルプはローカライズされていますが、サポートはどうやら英語のみの様です。

もしかすると、その点不安に感じられる方がいらっしゃるかもしれませんが、私の問い合わせにはきちんと対応してくれました。
メールでのやり取りですので、多少英語に不安があっても乗り越えられると思います!


コミュニケーションなんて?

先日、友人と話していて、ちょっとドキっとする言葉を耳にしました。

コミュニケーション研修なんてどうでも良いから、一生平社員でいることを選ばせてほしい。

彼女は、某大手組織に新人の時から勤務しており、現在は課長となっています。

中間管理職としての辛さをヒシヒシと感じている様でしたが、彼女の話は、きっと同じように感じている方は多いだろうなぁと思われる内容ばかりでした。

上司からは指示命令と、お小言ばかり。部下は意欲的に働かない。

営業系の仕事をしている彼女は現場が大好きで、お客様と直に接することを得意としてきましたが、現在、自分がお客様と唯一接するのは、部下が対処できないトラブル発生時のみというのも、仕事をつまらなくしている原因の一つの様でした。

今、コーチングをマネジメントに取り入れようと研修を行う企業が増えてきているようです。

コーチングを学び、プロのコーチとして仕事を始めた身としては嬉しいニュースである反面、彼女の言葉に表れているように、コーチング、あるいはコミュニケーションといったものにどんな力があるのかを、あまり実感できないと感じられている方も多くいらっしゃるように思います。

先日、あるIT系の企業のマネージャーの方とのプライベート・コーチングの際、

コーチングって、宗教みたいなものだと思っていました。

とおっしゃったのを聞いて、思わず笑ってしまいました。こちらの企業もずいぶん前にコーチングを全社に取り入れようと、研修を行ったそうなのですが、課長クラスにはそんな風にとられていたのですね。

コーチングって何なんでしょう?

コミュニケーションが変わっても、中間管理職の辛さに変化は無いのでしょうか?

中間管理職・・それは、組織の翻訳者として存在する非常に重要なポジションです。上層部の企業経営方針をどう、部下に浸透させていくか。部下の状況をどう上層部に伝えていくか。そこには、とても高度なコミュニケーション・スキルが必要となります。

上の意見をそのまま下に伝えるだけでは、部下は納得して動かない可能性もあるでしょう。

部下の意見をそのまま上に伝えるだけでは、間に管理職がいる意味がなくなってしまいます。

そして実際間に立つ課長クラス。その方々は常に結果を求められている。

私は、まずは中間管理職の方々が、ご自身がどうなりたいのか・・を考える時間を用意してほしいと思っています。
社員の成長は企業の成長に大きくかかわってきますが、その社員を育てる立場にいる管理職の方々も、もちろん一緒に成長していかなければならないのですから。
そして、その為には、中間管理職の方に「どうなりたいか」を問いかける方が必要です。

これは、子供が親の背中を見て育つのと、とてもよく似ていると感じます。
親がどんなに口先で上手いことを言ったとしても、子供はしっかり親の姿を見ています。
コーチ型マネジメントを企業に取り入れるようとしても、うまく機能しないと感じられたら、もしかすると、中間管理職層に「どうなりたいか」を問いかける仕組みがないからかもしれません。


Google サイトでプロジェクトページを作ってみた

今までプロジェクトに関する情報を外部と共有する・・という必要性が無かったのですが、今、ちょっとした取り組みを始めているため、プロジェクトの情報を様々な人と共有する必要性が出てきました。

まずは、すべての情報を集約できる場所を作ろうと思い、Google サイトを使ってみました。

テンプレート選びに少々迷ったりしたものの、概ね30分程度で形になり、細かいところを調整しても1時間以内でできあがったサイトがこちらです。

http://niceit.y2lab.net/

全く「今更」かもしれませんが、機能の充実ぶりに驚きました。

今回は一般に公開する形にしていますが、Google Apps を利用してれば、企業のドメイン内のみ利用を限定することも可能です。

テンプレートも豊富にそろっていますし、各ページに組み込むガジェットも様々あります。

いずれもコーディング(プログラムを書く事)不要で、クリックして設定できるものばかり。

一般のユーザーさんには少し分かりにくい点もあるかもしれませんが、ちょっとだけ調べる苦労を乗り越えれば、エンドユーザーのみでもかなりのものが作成可能だと思います。

今回、このページを準備したのは、今後、様々な人にプロジェクトにご参加いただく可能性があるため、私自身も含め、その活動をよりスムーズに進ませるためです。

働きやすい環境があれば、パフォーマンスは当然上がりますよね。

どんな情報を誰と共有すると、仕事はやりやすくなるんだろう。

プロジェクトのメンバーは、どうしたら働きやすくなるんだろう。

そんな言葉が浮かんだら、お気軽にお問合せ下さい。

私は、

一緒に考えていく。答えを企業内で見つけ出すために、伴走する。

そんなサービスをご提供しています。


IT プロジェクトの「良さ」

私が参加してきたIT関連のプロジェクト・・立場も様々でしたし、クライアント様の業種、作成するアプリケーションも様々。

ただ、1つ、共通して感じることがあります。

このプロジェクトが無かったら、こういった席に、このメンバーが集まることはなかったかもしれない。

プロジェクトは一種の「非日常」です。

毎日繰り返させる日常業務。その中には、繰り返されるがゆえに気づきにくいことがあります。

何故上手くいかないんだろう?もっと良い方法は?

そう感じたら、ちょっと「非日常」を取り入れてみると、思わぬ発見があるかもしれません。

いつもと違うメンバーで・・

いつもと違う場所で・・

いつもと違う話し方で・・

会議のスタート時点でちょっとだけ違う事を言ってみるだけでも、雰囲気がガラリと変わるものです。

小さな「非日常」を作って、毎日の仕事の中に隠れてしまっていることを探してみるのはどうでしょうか?


「クラウド」を活用できるかどうかのカギ

4月10日(土)の日経新聞トップに「クラウド」普及のために、政府が特区を創設するという記事が載っていましたね。

「クラウド」普及へ特区 総務省

IT 技術に詳しいか詳しくないかに関わらず、クラウド・コンピューティングに関する話題は企業を経営する方々の耳にさまざまな形で届いていることと思います。

そして、「新しい技術」を既存の環境に取り込む際に生じるのは、常に期待感と不安感の両面であることは間違いありません。

それを利用すると、IT コストが下がる可能性があるらしい・・。でも、本当に下がるのだろうか?

インフラの管理から解放されるらしい・・。でも、セキュリティーに不安はないのか?

「クラウド」をどう活用できるのか?と考える際に、とても大切なことは、技術的な内容より前に、企業内の業務を把握しているか、業務フローを見直す体制/体質が企業内にあるか・・ということだと、私は感じています。

技術的なことは、専門家を巻き込む必要があるかもしれません。

でも、企業内の業務の専門家は、もちろんユーザー企業様ご自身です。

忙しく過ぎていく毎日の業務。それを周期的に見直してチューニングしていく習慣が企業内にあるかどうか・・。

新しい技術を導入するときに、常に差がでるのはこの部分だと感じます。

「クラウド」の足音は確実に大きくなってきています。今日から準備を始めてみませんか?


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